Ça n’a jamais été aussi facile d’accéder aux outils Sysinternals

windows_sysinternalsConnaissez-vous les outils Sysinternals ?

C’est probablement le cas si vous êtes professionel de l’informatique ou développeur. Pour ceux qui ne connaissent pas, il s’agit d’une série d’utilitaires gratuits écrits par Mark Russinovich qui sont indispensables pour gérer, dépanner et diagnostiquer vos systèmes et applications Windows. J’ai même besoin de l’un des outils Sysinternals pour mes cours : ZoomIt vous permet de zoomer et de dessiner à l’écran.

Microsoft a racheté Sysinternals il y a quelque temps et depuis les outils ont été disponibles, toujours gratuitement bien sûr, sur le site TechNet. Comme beaucoup, j’ai téléchargé toute la suite et je garde ça dans une clé USB et dans mon dossier « Utils ». Même si le site web est convenable pour apprendre tout sur les différents outils, par contre, il n’est pas très pratique quand il s’agit de les télécharger et de les maintenir à jour.

Heureusement, l’équipe Sysinternals a eu la géniale idée de partager ces fichiers comme vous partagez probablement déjà des fichiers sur le réseau de votre maison ou de votre bureau, ce qui permet à n’importe qui équipé d’une connexion Internet d’exécuter les outils sans avoir à aller sur le site web, les télécharger et les extraire. Il suffit de visiter le site http://live.sysinternals.com/, qui n’est rien d’autre qu’un site avec l’option « Exploration de répertoire » activée ou, encore mieux, utilisez le lien direct UNC (\live.sysinternals.comTools) et exécutez les outils directement. Vous voudrez probablement avoir PowerShell installé pour les outils en ligne de commande dans ce cas-là, mais ceux-là sont plutôt l’exception et tous les outils Windows fonctionneront sans problème.

No todos sus e-mails son para usted

Stacks of paper

¡Exacto! No todo lo que llega a su bandeja de entrada es para uno y, por lo tanto, no merece su entera y, sobre todo, inmediata atención.

¿Entonces, qué hace todo ese correo ahí en primer lugar? Básicamente, hay tres tipos de e-mail:

  • están los e-mails que nos mandan esperando una acción y/o una respuesta de nuestra parte;
  • están los e-mails que recibimos porque alguien quiere mantenernos al tanto ya sea mandándonos un e-mail directamente (o sea, nuestro nombre aparece en el campo Para) o poniéndonos en Cc;
  • y para terminar, están los e-mails que llegan a nuestra bandeja pero que no nos conciernen directamente. Me refiero sobre todo a las listas de distribución: ya sea listas a las que nos suscribimos para recibir información o listas a las que somos agregados automáticamente en nuestras empresas.

Esta es, por supuesto, sólo una de muchas formas de categorizar el correo.

Sin embargo, noten cómo cada una de estas categorías requiere intrínsecamente menos tiempo de su parte. Probablemente querrán revisar los e-mails de la primera categoría varias veces al día y hacer algo al respecto; la segunda categoría merece tal vez 3 o 4 visitas al día, nada más para mantenerse al tanto; y la última categoría debería manejarse fácilmente con una o dos visitas al día. ¿Sienten cómo está aumentando el rendimiento?

Claro, este aumento sólo existe si el programa que usa para leer e-mails puede clasificar su correo automáticamente. Yo uso Outlook 2007 y clasifico mi correo en las tres categorías mencionadas con dos reglas simples. Dejo las reglas en inglés porque no tengo una versión en español de Outlook, pero me imagino que igual entenderán:

  1. Apply this rule after the message arrives
    where my name is in the Cc box
    move it to the @CC folder
    and stop processing more rules
  2. Apply this rule after the message arrives
    where my name is not in the To box
    move it to the @Not for me folder
    except where my name is in the Cc box
    or except if sent to Important List 1; Important List 2

@CC y @Not for me son folders que creé bajo mi Bandeja de entrada. Representan las dos últimas categorías de mi lista. Los mensajes de la primera categoría, mis mensajes, se quedan en la Bandeja de entrada. Noten que agregué un par de excepciones a la regla general « Not for me », ya que yo sé que los e-mails que se envían a ciertas listas de distribución son igual de importantes que si mi nombre hubiera estado en la lista de recipientes.

Usando este sistema de clasificación automática, el e-mail se me hizo repentinamente mucho menos estresante, simplemente porque, aunque siempre veo correo sin leer en Outlook, rápidamente sé si se trata de correo que requiere mi atención inmediata (el correo que se queda en la Bandeja de entrada) o si es algo que probablemente no me interesa (el folder Not for me).

El sistema funciona mejor si sus amigos y colegas saben cómo dirigir un e-mail (o una carta). Yo igual puedo certificar buenos resultados inclusive sin entrenar a los colegas.

Espero que se diviertan clasificando sus e-mails 😉

Photo by I am I.A.M.

Tous vos mails ne sont pas à vous

Stacks of paper

C’est exact ! Tout ce qui arrive dans votre boîte de réception ne vous est pas forcément destiné et, donc, ne mérite pas votre attention absolue et, surtout pas, immédiate.

Alors, que fait tout ce courrier dans votre boîte de réception ? Il y a différents types d’e-mails :

  • il y a les mails que l’on vous envoie en attendant une action ou une réponse de votre part ;
  • il y a les mails que vous recevez parce que l’on veut vous maintenir informé soit en vous envoyant le mail directement (votre adresse se trouve dans le champ À) ou en vous mettant en Cc ;
  • et enfin il y a les mails qui arrivent dans votre boîte mais qui ne vous concernent pas directement. Il s’agit ici surtout de listes de distribution : soit des listes auxquelles vous êtes abonné pour les informations qui y sont partagées, soit des listes auxquelles vous appartenez au sein de votre entreprise.

Ceci n’est, évidemment, qu’une manière de classifier son courrier.

Cependant, remarquez comment chacune de ces catégories requiert, de part sa nature, de moins en moins de temps de votre part. Vous voudrez regarder les e-mails de la première catégorie plusieurs fois par jour et faire quelque chose en conséquence ; la deuxième catégorie mérite que l’on la regarde 3 ou 4 fois par jour, assez pour rester informé ; et la dernière catégorie peut être gérée par un coup d’œil une ou deux fois par jour. Sentez-vous déjà le gain en performance ?

Bien sûr, ce gain n’est possible que si votre client e-mail est capable de faire le tri à votre place. J’utilise Outlook 2007 pour trier mes mails en trois catégories avec deux règles simples. Je garde les règles en anglais, parce que je n’ai pas d’Outlook français sous la main pour les traduire, mais vous comprendrez facilement l’idée :

  1. Apply this rule after the message arrives
    where my name is in the Cc box
    move it to the @CC folder
    and stop processing more rules
  2. Apply this rule after the message arrives
    where my name is not in the To box
    move it to the @Not for me folder
    except where my name is in the Cc box
    or except if sent to Important List 1; Important List 2

@CC et @Not for me sont des dossiers que j’ai créés sous ma Boîte de réception. Ils correspondent aux deux derniers choix parmi mes trois catégories d’e-mail. Les messages de la première catégorie, mon courrier, restera dans la Boîte de réception. Remarquez les exceptions que j’ai ajoutées à la règle générale « Not for me », ceci parce que je sais que le courrier envoyé à certaines listes de distribution est aussi important que le courrier qui m’est adressé directement à moi.

En utilisant cette méthode de tri automatique, les mails sont soudainement devenus moins stressants pour moi, tout simplement parce que, même si je vois des mails non lus dans Outlook, je peux rapidement déterminer s’ils ont besoin de mon attention immédiate (les messages restés dans ma boîte de réception) ou s’il s’agit de quelque chose qui ne me concerne pas vraiment (mon dossier « Not for me »).

Ce système marche mieux, évidemment, si vos amis et collègues savent adresser un courrier (électronique ou réel). Je constante quand même de bons résultats, même sans avoir fait un entraînement pour les collègues.

Amusez-vous en triant vos mails 😉

Photo by I am I.A.M.

All your e-mail is not for you

Stacks of paperThat’s right! Not everything that reaches your inbox is actually for you and, therefore, it doesn’t deserve your full, and especially not your immediate, attention.

So, what is all this mail doing in your inbox in the first place? There are different types of e-mails:

  • there’s the e-mail that someone sent you expecting action and/or a reply from you;
  • there’s the e-mail that you receive because someone wants to keep you in the loop either by sending you the e-mail directly (i.e. your name is in the To field) or by putting you in Cc;
  • and finally there’s all the other e-mail that reaches your inbox and that doesn’t really concern you directly. I’m mostly talking about mailing lists here: either lists you subscribe to in order to be informed of stuff or lists you’re added to within your company.

This, of course, is only one of many ways of categorizing e-mail.

Nevertheless, notice how each one of these categories inherently needs less time from your part. You may want to check e-mail from the first category several times a day and act upon it; the second category deserves maybe 3 or 4 checks, just to keep up; and the last category can be easily handled by taking a look at it once or twice a day. Can’t you feel the performance gain already?

Of course, this gain only comes if your e-mail client can sort your mail for you. I’m using Outlook 2007 to sort my e-mail into these three categories using two simple rules:

  1. Apply this rule after the message arrives
    where my name is in the Cc box
    move it to the @CC folder
    and stop processing more rules
  2. Apply this rule after the message arrives
    where my name is not in the To box
    move it to the @Not for me folder
    except where my name is in the Cc box
    or except if sent to Important List 1; Important List 2

@CC and @Not for me are folders that I created under my Inbox. They represent the last two choices within my three categories of e-mail. Messages from the first category, my e-mail, will stay in the Inbox. Notice that I added a couple of exceptions to the catch-all « Not for me » rule, because I know that e-mail sent to certain distribution lists is as important as if I was a recipient in the To list.

By using this automatic sorting method, e-mail became suddenly a lot less stressful for me, simply because, even if I see unread mail in my Outlook, I can quickly check whether it’s e-mail that deserves my immediate attention (e-mail that stays in the Inbox) of whether it’s something I might not even care about (Not for me folder).

This system obviously works better if your friends and coworkers know how to address an e-mail (or a letter for that matter). I can attest to good results, even without colleague training, though.

Have fun sorting your e-mails 😉

Photo by I am I.A.M.