Tous vos mails ne sont pas à vous

Stacks of paper

C’est exact ! Tout ce qui arrive dans votre boîte de réception ne vous est pas forcément destiné et, donc, ne mérite pas votre attention absolue et, surtout pas, immédiate.

Alors, que fait tout ce courrier dans votre boîte de réception ? Il y a différents types d’e-mails :

  • il y a les mails que l’on vous envoie en attendant une action ou une réponse de votre part ;
  • il y a les mails que vous recevez parce que l’on veut vous maintenir informé soit en vous envoyant le mail directement (votre adresse se trouve dans le champ À) ou en vous mettant en Cc ;
  • et enfin il y a les mails qui arrivent dans votre boîte mais qui ne vous concernent pas directement. Il s’agit ici surtout de listes de distribution : soit des listes auxquelles vous êtes abonné pour les informations qui y sont partagées, soit des listes auxquelles vous appartenez au sein de votre entreprise.

Ceci n’est, évidemment, qu’une manière de classifier son courrier.

Cependant, remarquez comment chacune de ces catégories requiert, de part sa nature, de moins en moins de temps de votre part. Vous voudrez regarder les e-mails de la première catégorie plusieurs fois par jour et faire quelque chose en conséquence ; la deuxième catégorie mérite que l’on la regarde 3 ou 4 fois par jour, assez pour rester informé ; et la dernière catégorie peut être gérée par un coup d’œil une ou deux fois par jour. Sentez-vous déjà le gain en performance ?

Bien sûr, ce gain n’est possible que si votre client e-mail est capable de faire le tri à votre place. J’utilise Outlook 2007 pour trier mes mails en trois catégories avec deux règles simples. Je garde les règles en anglais, parce que je n’ai pas d’Outlook français sous la main pour les traduire, mais vous comprendrez facilement l’idée :

  1. Apply this rule after the message arrives
    where my name is in the Cc box
    move it to the @CC folder
    and stop processing more rules
  2. Apply this rule after the message arrives
    where my name is not in the To box
    move it to the @Not for me folder
    except where my name is in the Cc box
    or except if sent to Important List 1; Important List 2

@CC et @Not for me sont des dossiers que j’ai créés sous ma Boîte de réception. Ils correspondent aux deux derniers choix parmi mes trois catégories d’e-mail. Les messages de la première catégorie, mon courrier, restera dans la Boîte de réception. Remarquez les exceptions que j’ai ajoutées à la règle générale « Not for me », ceci parce que je sais que le courrier envoyé à certaines listes de distribution est aussi important que le courrier qui m’est adressé directement à moi.

En utilisant cette méthode de tri automatique, les mails sont soudainement devenus moins stressants pour moi, tout simplement parce que, même si je vois des mails non lus dans Outlook, je peux rapidement déterminer s’ils ont besoin de mon attention immédiate (les messages restés dans ma boîte de réception) ou s’il s’agit de quelque chose qui ne me concerne pas vraiment (mon dossier « Not for me »).

Ce système marche mieux, évidemment, si vos amis et collègues savent adresser un courrier (électronique ou réel). Je constante quand même de bons résultats, même sans avoir fait un entraînement pour les collègues.

Amusez-vous en triant vos mails 😉

Photo by I am I.A.M.

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