Lost in Office 2007?

If you cannot seem to find your way around Office 2007 after working with the previous versions of the Microsoft suite, you're probably not the only one. Luckily, a few developers at Microsoft figured out that, as good as the new ribbon may be (believe me, it is!) a few improvements wouldn't hurt and came up with an add-on that they called Search Commands. Unfortunately, they only released this internally.

These days, however, keeping tools like this internal is not a very good idea, even if they're not perfect; especially when the news of their existence has leaked into the general public. The official version is probably a little different, but I'll say that it's for this reason that Microsoft opened the new Microsoft Office Labs.

Sure, Live Labs, Office Labs, it could all get pretty confusing, like figuring out the difference between the MSN and the Live brands, except that with the "Office" keyword we can be pretty sure that what we will see here are applications and/or features related to the Office suite and, who knows, maybe even previews of what's coming next. The first application coming out of the new Labs is the Search Commands add-on that I mentioned above.

It installs on Word, PowerPoint and Excel and appears as a tab in the Office ribbon. The tab has a Guided Help button that will get you started.

In short, what the add-on does is provide a search field, which, by the way, is accessible with the keyboard shortcut . When you start typing a name, the ribbon will show you a list of matching commands. You can click on the one you're looking for, or use the numerical keyboard shortcut next to each icon.

A couple of nice features are also available, such as spelling suggestions:

And if you're interested in locating the command that you just found in the ribbon, the very informative tooltips will help you with that:

It's also possible that the command is not located in the ribbon at all, like the Copy As Picture command above, in which case the tooltip will say so, but I don't think that deserves a screenshot.

That's it! It maybe doesn't sound as much, but it's actually a pretty useful tool for the power user, who can access all commands without ever leaving the keyboard, as well as for the beginner, who will find commands "hidden" in the new ribbon.

More importantly, the fact that this tool is publicly available and that an Office Labs web site was set up shows that Microsoft wants to be closer to the user (notice the big Feedback button in the screenshots above) and isn't afraid of following other companies such as Google, in releasing products and features in a "Lab" environment. This is how Gmail was born after all, and nobody can deny Gmail's success today, even though it still hasn't left the beta stage.

All your e-mail is not for you

That's right! Not everything that reaches your inbox is actually for you and, therefore, it doesn't deserve your full, and especially not your immediate, attention.

So, what is all this mail doing in your inbox in the first place? There are different types of e-mails:

• there's the e-mail that someone sent you expecting action and/or a reply from you;
• there's the e-mail that you receive because someone wants to keep you in the loop either by sending you the e-mail directly (i.e. your name is in the To field) or by putting you in Cc;
• and finally there's all the other e-mail that reaches your inbox and that doesn't really concern you directly. I'm mostly talking about mailing lists here: either lists you subscribe to in order to be informed of stuff or lists you're added to within your company.

This, of course, is only one of many ways of categorizing e-mail.

Nevertheless, notice how each one of these categories inherently needs less time from your part. You may want to check e-mail from the first category several times a day and act upon it; the second category deserves maybe 3 or 4 checks, just to keep up; and the last category can be easily handled by taking a look at it once or twice a day. Can't you feel the performance gain already?

Of course, this gain only comes if your e-mail client can sort your mail for you. I'm using Outlook 2007 to sort my e-mail into these three categories using two simple rules:

1. Apply this rule after the message arrives
   where my name is in the Cc box
   move it to the @CC folder
     and stop processing more rules
2. Apply this rule after the message arrives
   where my name is not in the To box
   move it to the @Not for me folder
   except where my name is in the Cc box
      or except if sent to Important List 1; Important List 2

@CC and @Not for me are folders that I created under my Inbox. They represent the last two choices within my three categories of e-mail. Messages from the first category, my e-mail, will stay in the Inbox. Notice that I added a couple of exceptions to the catch-all "Not for me" rule, because I know that e-mail sent to certain distribution lists is as important as if I was a recipient in the To list.

By using this automatic sorting method, e-mail became suddenly a lot less stressful for me, simply because, even if I see unread mail in my Outlook, I can quickly check whether it's e-mail that deserves my immediate attention (e-mail that stays in the Inbox) of whether it's something I might not even care about (Not for me folder).

This system obviously works better if your friends and coworkers know how to address an e-mail (or a letter for that matter). I can attest to good results, even without colleague training, though.

Have fun sorting your e-mails ;)

Photo by I am I.A.M.

Define "seamless"...

(Disclaimer: although I'm all for constructive criticism most of the time, this is clearly nothing more than a rant, which by the way, does not even deserve translating.)

Lets start with a dictionary definition of the word seamless:

adjective. perfectly consistent and coherent

Now lets take a look at a quote from the website of a product I decided to work with while writing my book on WPF (highlight mine):

Expression Design is the perfect companion to Expression Blend, letting you quickly build sophisticated vector assets. Then seamlessly transfer — by way of XAML — your graphics to your Expression Blend projects.

Finally, lets take a look at what actually happens when the product in question "seamlessly" exports to XAML:

Do you see it too? How its not at all consistent or coherent, but rather the outlines become horrible thick black blotches and the gradients simply disappear? Ah, thank you... That's a relief. For a moment there I thought it was just me.

In whoever wrote that clearly fallacious marketing crap's defense, they do seem to know what the imputed word means. Take a look at this other quote:

Or seamlessly copy and paste your images into Microsoft Office while preserving transparency.

Ah, now this one does work, as you can see in this screen-shot:

You have to wonder what kind of black magic is behind this magnificent feat:

Oh, a PNG. Why not?

Time’s up!

It has happened, my Office Professional 2007 trial has expired… And entering a new Trial key did not extend my trial period for another 60 days :(

If only I could get my hands on one of the at least two keys I legally have the right to (one from MSDN and one from helping out during the TechDays.)

I do have to congratulate Microsoft on the way they are managing licensing with Office 2007, though. Although my trial has expired, I can still use Office. My computer didn’t blow up and I’m not required to uninstall. I can still read documents with Word, check e-mail with Outlook, print spreadsheets with Excel, and so on. Sure, I can’t create new files or e-mails, or save modifications to existing files, but hey, I might even manage to work like this until I get a license (although I doubt it…)

Mise à niveau vers Windows NT 6.0 (alias Windows Vista)

Ca y est, je l’ai fait ! Windows NT 6.0, ou Windows Vista (ou encore Windows VI, comme j’aime bien l’appeler) est, depuis hier soir, mon SE principal.

Ca s’est fait beaucoup plus tôt que prévu, mais XP ne m’a pas vraiment laissé le choix : j’ignore comment, mais la base de registre a été corrompue après une défragmentation du disque dur et je n’ai pas été assez intelligent pour la réparer correctement (j’aurais pu utiliser ma partition Vista RC2 pour rechercher une version propre du registre dans le dossier System Volume Information, mais à la place j’ai démarré XP avec un registre par défaut que j’ai récupéré en utilisant la Console de Récupération et qui a remplacé le registre qui marchait…)

Alors, comment ça s’est passé ? Allons-y pas à pas.

Préparation

J’ai commencé par sauvegarder ma partition XP complète sur un disque dur externe. Ca a pris une éternité, mais au moins j’étais sûr de ne pas perdre des données importantes. Cette sauvegarde et le fait que j’avais fait une sauvegarde complète avec mozy moins de 24 heures auparavant me rendaient assez confiant. Je n’avais pas de logiciel à désactiver ou désinstaller parce que, à part Windows et Office, la plupart de mes logiciels sont soit autonomes, open source et/ou gratuits. De toutes manières, j’aurais rien pu désinstaller puisque mon registre était tout neuf et ne savait rien sur ce qui était installé sur mon PC.

Le temps que tous mes fichiers soient copiés sur le disque dur externe il était déjà minuit. Mon DVD Vista et ma clé étaient prêts. Alors j’ai redémarré et commencé l’installation.

Installation

Je n’ai qu’une chose à dire à propos de l’installation :

Merci Microsoft pour la meilleure expérience d’installation que je n’aie jamais eue !

Certes, on ne peut pas sélectionner chacun des composants que l’on veut installer comme on peut le faire avec la plupart des distributions Linux. J’admets que l’installeur est un peu violent dans ses avertissements sur les effets des ce que vous êtres en train de faire (comme, ne pas fournir de clé par exemple), mais je m’en fous. L’interface est jolie… Ah non, attendez, j’ai un reproche concernant l’interface : c’est quoi cette idée de mettre le bouton “précédant” en haut à gauche de l’écran et le bouton “suivant” en bas à droite ? Et pourquoi une flèche pour l’un et du texte pour l’autre ? Si l’idée était de confondre l’utilisateur, c’est réussi ! A part ça, l’interface est jolie et à minuit et demie, Vista était installé !

J’ai déjà remercié Microsoft pour l’installation, mais j’ai encore des remerciements :

<démarrer sarcasme>Merci beaucoup l’Union Européenne !!!</fin sarcasme>

La clé Vista que j’ai eue avec MSDNAA se trouve être une clé pour Vista Business N. Que veut dire le N ? C’est simple : pas de Windows Media Player. Grâce à un groupe de c****** à Bruxelles, Microsoft doit distribuer une version N de son système d’exploitation sans le media player, ce qui me laisse, non pas sans media player sous Vista, parce que je peux en télécharger d’autre en ligne, mais sans le media player que je veux sous Vista : Windows Media Player 11 ! Bon j’arrête de déblatérer (ouais, je m’amuse avec Shift+F7, j’écris ceci sous Word 2007), je n’ai plus qu’à attendre février. J’espère à ce moment-là migrer vers Vista Ultimate ou, au moins, être capable de télécharger WMP 11…

Autres logiciels

Ensuite je me suis couché, mais ça ne vous intéresse pas, donc je passe au vrai point suivant : l’installation d’Office. J’ai téléchargé la version d’essai d’Office 2007 sur TryMicrosoftOffice.com (pour ceux qui veulent télécharger en anglais, 90210 est le code postal de Beverly Hills en Californie ;) ) et j’ai installé Outlook, Word, Excel et PowerPoint. Ca aussi je l’intention de le mettre à jour en février (j’aurais pas trop choix, d’ailleurs ;) ).

Je voulais aussi installer le add-in pour enregistrer des PDFs et XPSs sous Office 2007, mais il refusait de s’installer parce que j’utilise une version d’essai d’Office. L’astuce : j’ai installé une version complète de OneNote 2007 avec ma clé MSDNAA et ensuite l’add-in s’est installé sans soucis pour toute la suite Office.

J’ai récupéré mes fichiers PST et j’ai configuré Outlook comme je l’aime bien. J’ai aussi restitué tous mes documents, y compris mes mots de passe que je gère maintenant avec KeePass.

J’ai aussi installé tout ce qui est messagerie instantanée (Skype, Windows Live Messenger et Google Talk) et je crois que c’est bon.

Ah, bien sûr, comment j’ai pu oublier ? J’ai aussi installé Microsoft Expression Graphic Designer (oui, la CTP de Septembre 2006) qui marche bien avec Vista RTM (j’ai pas vraiment testé le support XAML, par contre). Comment faire pour qu’il n’expire pas en avril ? <soupir>

La plupart des autres programmes que j’utilise tous les jours se trouvent dans D:\Utils, entre autres mon lecteur de PDF, le logiciel pour les impressions d’écran, etc. et aucun ne nécessite d’installation ou quoi que ce soit d’autre.

Programmes troublés

Un programme peut-il être troublé ? C’est une discussion pour un autre jour… Parmi les programmes que j’ai installés il y en a qui ont du mal à s’adapter à leur nouvel environnement :

• Visual Studio 2005 : j’ai installé Visual Studio 2005 Team Suite et Windows me dit qu’il y a des “compatibility issues” avec ce logiciel. J’espérais que le SP1 sorti récemment aller résoudre quelques uns des ces “issues”, mais je n’ai pas pu l’installer. Le SP1 “normal” comme la version Béta pour Vista affichent le message suivant :

  “The upgrade patch cannot be installed by the Windows Installer service because the program to be upgraded may be missing, or the upgrade patch may update a different version of the program. Verify that the program to be upgraded exists on your computer and that you have the correct upgrade patch.”

  Je suppose qu’il faudra attendre la sortie du SP1 final pour Vista et ressayer.

  A part le message de Windows qui fait peur, Visual Studio à l’air de marcher comme il faut, donc je crois que je survivrai.

• Plazer : j’utilise le logiciel Plazer de Plazes.com pour afficher l’endroit où je me trouve sur mon blog. Mais le programme ne semble pas capable de me localiser sous Vista. Bon, j’attendrai une prochaine version…
• Mozy : pourquoi ? Ô pourquoi mozy ne marche-t-il pas encore sous Vista ? Comment vais-je faire mes sauvegardes ? Ils disent que la version pour Vista sera disponible en même temps que l’OS. J’espère que cela veut dire que ça sort le 1er février :)

Autres choses bien (et pas si bien que ça)

Quelles sont les autres choses bien ? Pour commencer, Vista tourne nickel sur mon PC. Je n’arrive pas à croire comment tout est fluide étant donné que mon PC n’a pas vraiment la configuration minimale requise pour Vista.

J’ai désactivé la sidebar, que je trouve être une application inutile qui ne sert qu’à consommer de la mémoire, mais Aero est activé (et j’ai même pas eu à utiliser le hack, qui l’aurait pensé).

J’aime bien que Vista Business n’installe pas les jeux Windows par défaut. Ca va sûrement être un grand gain pour la productivité mondiale ;)

Je n’aime définitivement pas la Plateforme RSS Windows, ou du moins, pas ses lecteurs. Je n’aime pas IE7 en tant que lecteur de flux RSS et je déteste définitivement Outlook 2007 : j’ai importé mon OPML avec Outlook et il a tout simplement ignoré ma structure de répertoires. Ni IE7 ni Outlook ne fournissent un moyen pour supprimer toutes les souscriptions facilement, donc j’ai créé un petit programme qui le fait grâce à la plateforme RSS Windows. IE7 a bien compris ce que j’avais fait, mais Outlook m’a complètement ignoré. Il affiche toujours tous mes flux et donc il faudrait que je les supprime tous un par un avec des messages d’erreur bizarres (du genre  “vous n’avez pas le droit de faire cela”, ouais, c’est ça, il croit être qui Outlook ?) alors que pense que je vais les laisser comme ça en attendant de trouver un moyen pour supprimer les 200+ flux…

J’aime bien les sons Vista et j’adore la barre de recherche qui marche plutôt bien. Je suppose que plus il aura le temps d’indexer mes fichiers, mieux ça va marcher.

J’écris ça sous Word 2007 d’ailleurs, et ça a l’air de marcher plutôt bien.

Donc voilà, j’utilise Windows Vista en tant que système d’exploitation principal et j’ai survécu le premier jour sans problèmes. On verra comment ça se passera lundi quand je retournerai donner cours.